Tips voor het organiseren van een geslaagd evenement

(Adv.) De organisatie van een evenement is geen kleinigheid. Zeker als het een happening is waar veel mensen op af komen, moet je je goed voorbereiden. Vaak begint de planning al een jaar van tevoren. Locatie zoeken, vergunning aanvragen indien nodig, datum communiceren zodat iedereen die je er graag bij wil hebben die vrijhoudt in de agenda. En dan vanaf een paar weken voor de datum de daadwerkelijke organisatie met de inrichting van de evenementen locatie.

De locatie inrichten

Het organiseren van een geslaagd evenement valt of staat met een goed ingerichte locatie. In de online winkel van Rodelopers vind je alles wat je nodig hebt. Niet alleen rode lopers, maar ook afzetpaaltjes en projecttapijt. Hiermee kun je de locatie netjes, veilig en comfortabel inrichten. Tapijt voorkomt bijvoorbeeld dat bezoekers uitglijden op de gladde vloer als het evenement in een sport- of evenementenhal plaatsvindt. Je wilt op de dag dat jij je succes viert met een geslaagd congres of een drukbezochte beurs geen ambulance voor de deur om een onfortuinlijke bezoeker af te voeren.

Sprekers uitnodigen

Behalve het regelen van veilig evenemententapijt is het ook heel belangrijk om een spreker of iemand die het evenement opent, op tijd uit te nodigen. Zeker als het een ‘belangrijk’ iemand is. Wil je dat de burgemeester of een wethouder komt, zorg dan dat de uitnodiging minstens een half jaar van tevoren wordt verstuurd. Vertel uitgebreid om wat voor evenement het gaat, wie de doelgroep is en hoe het programma eruit ziet. Vaak beslist het college van B&W zelf of er iemand gaat en zo ja wie. Het kan dus zijn dat je je zinnen had gezet op de burgemeester, maar dat er een wethouder wordt afgevaardigd. Wil je een spreker uitnodigen, spreek dan goed en duidelijk door wat diens rol is op het evenement, zodat je niet voor onaangename verrassingen komt te staan.

Wel of geen entreegeld?

Als er voor een evenement entreegeld wordt geheven dan moet je er rekening mee houden dat dit het nodige extra werk kost. Je moet zorgen voor een pinautomaat of voor voldoende wisselgeld. Vooral dat laatste kan een probleem worden. Kies in ieder geval voor een makkelijk bedrag. Vraag je bijvoorbeeld €7,50 dan is de kans groot dat er veel biljetten van 10 euro worden aangeboden en het wisselgeld dus snel uit je kassa vliegt. Voor pinbetalingen moet een veilige internetverbinding beschikbaar zijn.

Hoeveel bezoekers komen er?

Het is belangrijk te weten hoeveel mensen er komen. Natuurlijk hoeft dat niet precies, maar het maakt nogal een verschil of er 100 mensen op je evenement afkomen of 1.000. Probeer hier dus een goede inschatting van te maken zodat je weet waar je rekening mee moet houden qua grootte van de locatie en eventuele catering. Houd er rekening mee dat brandweer en politie eisen stellen voor het aantal personen in een ruimte in verband met de veiligheid.