Zo organiseer je een concert met duizend bezoekers

(Adv.) Als je een concert gaat organiseren waar veel mensen op af komen dan is het zaak om dit goed te organiseren. Een belangrijk punt daarbij is om in ieder geval op tijd te beginnen. Op tijd kan betekenen een jaar van tevoren. Dat lijkt ver, maar de tijd vliegt en als je veel moet regelen dan heb je die tijd echt nodig. Alleen al het aanvragen van een vergunning kan enkele maanden duren. Als je voor een concert of evenement meerdere artiesten wilt uitnodigen dan moet je die ruim van tevoren vastleggen, zeker als het om een artiest gaat die op dat moment populair is.

Kaartverkoop

Het is zeker niet ongebruikelijk om de kaartverkoop voor een concert enkele maanden van tevoren te starten. Grote artiesten doen dit soms al een jaar of nog langer van tevoren. Op deze manier heeft iedereen die er graag bij wil zijn hopelijk zijn agenda nog vrij. Over de datum gesproken: check ook even of er dan niet toevallig een groot sportevenement wordt gehouden zoals het EK voetbal. Zo voorkom je dat je bezoekers tijdens het evenement alleen maar op hun telefoon kijken of het alsnog massaal laten afweten. Voor het verkopen van toegangsbewijzen voor een evenement is overigens ook toestemming nodig van de gemeente. Ook mag je niet méér kaarten verkopen dan het maximaal aantal mensen dat volgens de veiligheidsdiensten aanwezig mag zijn. De brandweer of politie kan je hierover informeren.

Toegangscontrole

Wanneer er voor een evenement kaarten zijn verkocht dan is het natuurlijk niet de bedoeling dat mensen zonder kaartje ook toegang hebben. Daarom regel je toegangscontrole, bijvoorbeeld met de systemen van POSdata. Zij leveren handige handscanners waarmee de barcode van een toegangsbewijs kan worden gecontroleerd. Zo voorkom je dat er mensen binnen komen die niet hebben betaald of dat kaartjes worden gekopieerd. Een scanner voor barcode controle is eenvoudig te gebruiken, hiervoor is een korte instructie doorgaans voldoende. Het maakt uiteraard niet uit hoeveel barcodes er moeten worden gecontroleerd, zolang ze allemaal maar uniek zijn.

Onvoorziene omstandigheden

Als een optredende artiest op het laatste moment afzegt, dan kun je soms nog een vervanger regelen. Je kunt hiervoor het beste een artiestenbureau benaderen. Als het weer roet in het eten dreigt te gooien dan moet je met de brandweer en politie overleggen of het verantwoord is om het evenement wel of niet door te laten gaan. Houd daarbij ook rekening met de geluidsapparatuur en instrumenten van optredende artiesten. Die kunnen doorgaans niet goed tegen water. Als het geen optie is om een openlucht evenement naar binnen te verplaatsen, zorg dan dat een eventuele annulering tijdig bekend is zodat mensen niet voor niets op pad gaan. Zorg dat je verzekerd bent zodat je de gemaakte kosten kunt declareren. Als een evenement niet doorgaat, moet je immers de betaalde toegangstickets terugbetalen, tenzij je het evenement naar een latere datum kunt verplaatsen.