Wat een casemanager verzuim doet, en waarom een werkgever die rol niet kan missen

(Adv.) Een medewerker die ziek wordt, meldt zich bij zijn leidinggevende en daarmee begint een proces dat in Nederland tot in detail is geregeld. Twee jaar lang moeten werkgever en werknemer samen werken aan terugkeer, met vaste stappen, verplichte documenten en termijnen die worden gecontroleerd. Wie dat proces laat lopen zoals het komt, betaalt daar uiteindelijk voor. De casemanager is de persoon die ervoor zorgt dat het niet zover komt: iemand die het overzicht houdt, de afspraken bewaakt en alle betrokkenen bij de les houdt.

Het wettelijke kader dat de rol heeft gemaakt

De functie van casemanager bestaat grotendeels dankzij de Wet verbetering poortwachter. Die wet legt de verantwoordelijkheid voor re-integratie in de eerste twee ziektejaren nadrukkelijk bij werkgever en werknemer samen. Er hoort een tijdlijn bij. Rond de zesde week stelt de bedrijfsarts een probleemanalyse op. Uiterlijk in de achtste week ligt er een plan van aanpak. Na een jaar volgt een eerstejaarsevaluatie, en tegen het einde van het tweede jaar moet het re-integratieverslag klaar zijn voor de WIA-aanvraag bij het UWV.

Het UWV beoordeelt bij die aanvraag of de werkgever genoeg heeft gedaan. Is dat niet zo, dan kan de loondoorbetaling met maximaal een jaar worden verlengd. Dat is de loonsanctie, en die maakt van een administratieve verplichting een financieel risico. Een leidinggevende die het te druk heeft om de termijnen bij te houden, kan een organisatie zo veel geld kosten.

Wat de casemanager concreet doet

De casemanager is de regisseur van het verzuimdossier. Hij bewaakt de termijnen, zorgt dat de documenten op tijd worden opgesteld en ondertekend, en houdt contact met de bedrijfsarts, de arbodienst, de leidinggevende en de medewerker zelf. Hij voert de verzuimgesprekken of bereidt de leidinggevende daarop voor. En hij vertaalt het advies van de bedrijfsarts naar concrete afspraken: welke taken kan iemand al oppakken, hoeveel uur, vanaf wanneer.

Daar zit een lastig punt in. Een werkgever mag niet vragen naar de aard van de klachten en mag medische informatie niet vastleggen. Alleen de bedrijfsarts mag dat. De casemanager moet dus sturen op mogelijkheden en beperkingen in het werk, zonder over de diagnose te praten. Wie de privacyregels niet kent, gaat daar snel de fout in, met alle gevolgen voor het vertrouwen van de medewerker.

De rol wordt op verschillende manieren ingevuld. In grotere organisaties is het een aparte functie, soms binnen HR, soms bij een externe verzuimdienst. In kleinere bedrijven doet de leidinggevende of de HR-medewerker het erbij. Juist in die situatie is basiskennis van de wet en van gespreksvoering het verschil tussen een dossier dat klopt en een dossier dat bij het UWV vragen oproept. Een korte opleiding casemanager zoals de Basis Opleiding Casemanager van CS Opleidingen is daarop ingericht: twee klassikale lesdagen met ongeveer vijftien uur studiebelasting, waarin het wettelijk kader, de poortwachterstappen, de privacywetgeving, de WIA-aanvraag en de Ziektewet worden behandeld en waarin verzuimgesprekken met casuïstiek worden geoefend. De doelgroep bestaat uit HR-professionals, leidinggevenden die zelf verzuimgesprekken voeren en startende casemanagers.

De misverstanden over de functie

Het eerste misverstand is dat de casemanager een soort controleur is die zieke medewerkers wantrouwt. In de praktijk is het omgekeerde waar. Een goede casemanager zorgt dat een medewerker niet uit het zicht raakt, dat er op tijd hulp komt en dat de terugkeer stap voor stap wordt opgebouwd in plaats van in één keer. Dat is in het belang van de medewerker, niet alleen van de werkgever.

Het tweede misverstand is dat de bedrijfsarts het proces leidt. De bedrijfsarts adviseert, maar beslist niet over de re-integratie. De werkgever blijft verantwoordelijk, en de casemanager handelt namens hem. Wie dat verschil niet ziet, wacht op de bedrijfsarts terwijl de weken verstrijken.

Wie de rol op zich neemt

Voor wie de rol krijgt toebedeeld, is de vraag vooral of de kennis er is. Verzuimgesprekken voeren is te leren, maar de wet kent veel details die je niet uit een folder haalt: wanneer een ziekmelding bij het UWV moet, wat een deskundigenoordeel is, hoe een uitkering ongeveer wordt berekend. Bij cs-opleidingen.nl staat dit basistraject naast opleidingen voor re-integratiecoaches, arbeidsdeskundigen en gevorderde casemanagers, met docenten die zelf in het vak werken. De opleider bestaat sinds 2009, is geaccrediteerd door Hobéon en aangesloten bij de NRTO. Voor een leidinggevende die volgende week zijn eerste verzuimgesprek moet voeren, is zo’n basis geen luxe. Het is de kennis die voorkomt dat een dossier na twee jaar alsnog op het bureau van de directie landt.