3 best practices voor het verminderen van pieken en dalen in de capaciteitsplanning

(Adv.) Bijna elke organisatie ervaart het: enorme pieken in werkdruk afgewisseld met rustigere periodes, vaak aangeduid als “komkommertijd” – tijden waarin er weinig gebeurt. Hoewel dit een veelvoorkomend patroon is, zijn dergelijke fluctuaties niet ideaal voor de productiviteit van een organisatie. In dit blogartikel bespreken we drie best practices om deze pieken en dalen te minimaliseren en zo de productiviteit te verbeteren.

1. Plan je projecten van groot naar klein

Stephen Covey illustreert het principe van “belangrijke zaken eerst” met een bekende oefening waarbij je grote, middelgrote en kleine stenen in een pot moet plaatsen. Als je start met de kleine en middelgrote stenen, zul je merken dat er geen ruimte meer is voor de grote stenen. Daarom is het essentieel om eerst de grote stenen, vervolgens de middelgrote en ten slotte de kleine stenen in de pot te plaatsen.

Dit principe is ook van toepassing op een effectieve resource planning. In de praktijk is het het meest efficiënt om medewerkers zoveel mogelijk aan één project tegelijk te laten werken. Als je namelijk begint met de kleine projecten en taken te verdelen onder de medewerkers, wordt het moeilijk om voldoende personeel te vinden voor de grote projecten. Die moet je dan opvullen met de resterende losse uren van iedereen, wat ten koste gaat van de uitvoering en kwaliteit van die grote projecten.

Echter, door de grote projecten eerst te plannen, kun je direct duidelijke afspraken maken hierover met de klanten. De middelgrote en kleine taken kunnen dan – net als de kleinere stenen in de pot – gespreid worden in de planning om alles passend te maken. Voor deze kleinere taken maak je dan flexibele afspraken met de klanten, zodat je ruimte hebt om aanpassingen te doen als er veranderingen optreden rond de grote projecten.

2. Verhoog je productiviteit, voorkom multitasking

Het gelijktijdig uitvoeren van meerdere activiteiten, oftewel multitasking, wordt vaak geprezen als een methode om efficiënter te werken. Hoewel het lijkt alsof je constant actief bent, resulteert multitasking in werkelijkheid vaak in een lagere productiviteit.

Dit effect wordt vooral zichtbaar bij projectmanagers die resultaten verwachten van hun projecten. Wanneer medewerkers aan meerdere projecten tegelijk werken, voelen ze de druk om op alle fronten voortgang te boeken, wat uiteindelijk de voortgang van elk individueel project in gevaar brengt.

Multitasking leidt daardoor in de praktijk tot langere doorlooptijden. Medewerkers moeten voortdurend wisselen tussen verschillende taken, wat vergelijkbaar is met een machine die herhaaldelijk opnieuw moet worden ingesteld. Dit proces kost niet alleen meer tijd, maar veroorzaakt ook extra stress en verhoogt de werkdruk.

Door medewerkers aan één enkele taak toe te wijzen en hen zonder onderbrekingen te laten werken, kunnen taken sneller worden afgerond. Bovendien zullen medewerkers tevredener zijn over hun werk, omdat ze de tijd krijgen om hun taken goed en grondig uit te voeren.

3. Reduceer afhankelijkheden met de SCRUM-methode

De meeste projecten bestaan uit verschillende activiteitspaden die uiteindelijk bij elkaar komen, vaak omdat bepaalde cruciale stappen, zoals het testen van het eindproduct, afhankelijk zijn van de voltooiing van alle eerdere activiteiten. Wanneer een van deze paden vertraging oploopt, kan de testfase niet van start gaan, waardoor het hele project vertraging oploopt. Het is daarom essentieel om bij het opstellen van een capaciteitsplanning medewerkers over diverse activiteitspaden te verdelen. Dit helpt voorkomen dat medewerkers niets te doen hebben bij onverwachte vertragingen.

Een effectieve strategie om afhankelijkheden te minimaliseren is de SCRUM-methode. Hierbij worden deliverables opgesplitst in bruikbare segmenten die binnen sprints van één tot twee weken worden voltooid. Hoewel niet elk segment onmiddellijk in gebruik wordt genomen, is het wel gereed voor latere assemblage. Tussen de sprints door kunnen medewerkers direct aan de slag met de volgende sprint, waardoor er zelden een moment is dat ze niets te doen hebben.

#Pro-tip: Verzamel administratieve taken en plan deze in voor momenten waarop medewerkers mogelijk niets te doen hebben door onvoorziene vertragingen.

Conclusie

Door grote projecten eerst te plannen voorkom je dat kleinere projecten de tijd van medewerkers zodanig in beslag nemen zodat de grote projecten niet kunnen worden uitgevoerd. Door multitasking te vermijden verhoog je de productiviteit en verkort je doorlooptijden. Door met een Agile-methode te werken zoals SCRUM verminder je afhankelijkheden tussen verschillende projectactiviteiten. Dit verlaagt het risico dat medewerkers niet verder kunnen en moeten wachten. Met deze 3 best practices optimaliseer je de capaciteitsplanning en verminder je pieken en dalen.