De Belastingdienst controleert streng op zakelijke kilometers

(Advertentie) Zakelijk gereden kilometers komen in aanmerking voor belastingaftrek. De vergoeding per kilometer is verhoogd omdat de brandstofprijs fors is gestegen. Maar dan moeten die kilometers wel goed worden geregistreerd. Maar al te vaak wordt er gesjoemeld met kilometers die niet zakelijk maar privé waren. Daarom is een goede en adequate rit registratie belangrijk. In vrachtwagens is het verplicht om een tachograaf aan boord te hebben. Dat heeft ook te maken met de verplichte rusttijden binnen de Rijtijdenwet. Een chauffeur moet zich hieraan houden om de veiligheid op de weg beter te kunnen waarborgen.

Kilometerregistratie van medewerkers

Wanneer je personeel met een auto van de zaak rijdt dan kan het zijn dat daarmee ook beperkt privé kilometers gereden mogen worden. Het is dan belangrijk dat duidelijk is welke kilometers zakelijk zijn en welke privé. Met een duidelijke kilometerregistratie ontstaan hierover geen misverstanden. Voor jou als ondernemer is meteen duidelijk welke ritten in de boekhouding als zakelijk moeten worden opgenomen en verwerkt. Bij een controle door de Belastingdienst kan dan meteen de administratie worden overlegd om aan te tonen dat de zakelijk geboekte kilometers ook daadwerkelijk kloppen.

Betrouwbare apparatuur voor rittenregistratie

Voor het correct registreren van gereden kilometers is het belangrijk een goede tachograaf aan boord te hebben. En natuurlijk wil je dat je de gegevens daaruit op afstand kunt uitlezen en meteen in de boekhouding verwerken. Dat alles is mogelijk met de moderne apparatuur waar vandaag de dag mee wordt gewerkt. De tijd dat een tachograaf met een schijf werkte waarop de rijtijden letterlijk werden ‘weggeschreven’ behoort voorgoed tot het verleden. Niet alleen kan worden vastgelegd hoeveel kilometer er is gereden, maar ook de snelheid wordt geregistreerd. Dit kan van belang zijn als een auto bij een aanrijding betrokken is geraakt of als er discussie is over een uitgeschreven bekeuring wegens een snelheidsoverschrijding.

Eenvoudig plannen met locatiemanagement

Een systeem voor rittenregistratie geeft nog meer voordelen. Je kunt ook snel zien waar de auto’s zich bevinden. Handig als een monteur op pad is en er komt een spoedklus tussendoor. Dan zie je meteen op je scherm waar hij zit en hoelang het nog duurt voordat hij op het opgegeven adres kan zijn. Ook kun je gemakkelijk wijzigingen in de planning aanbrengen als een klant afbelt of als er een extra rit gepland moet worden. Als een klant belt kun je nauwkeurige informatie geven wanneer men de monteur of de leverancier kan verwachten. Dit is wel zo prettig, want dan hoeft de klant niet de hele dag aanwezig te zijn. Je kunt dan zodra de chauffeur onderweg is een tijdsindicatie geven wanneer deze voor de deur zal staan. Veel pakketdiensten maken hier gebruik van, maar het werkt natuurlijk ook uitstekend bij het uitvoeren van onderhoud en reparatie aan huis of bij bedrijven. En zoals al eerder aangegeven: De rittenregistratie is ideaal voor het verwerken van je aangifte BTW en Inkomstenbelasting. Je kunt hierbij zelfs kosten besparen voor de boekhouding omdat gegevens niet apart geregistreerd hoeven te worden.